Standart
Operasional Procedur
ü Pengertian
Standart Operasional Procedur
Standar Operasional Procedur (
SOP ) atau yang juga sering disebut
Prosedur Operasional Standar ( POS ) adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi
pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural
sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Jadi, Prosedur Operasional Standar bisa juga diartikan Prosedur operasional
standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang
harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.
ü Tujuan Standart
Operasional Procedur
1)
Agar petugas/pegawai menjaga
konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau
unit kerja.
2)
Agar mengetahui dengan jelas peran
dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3)
Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4)
Melindungi organisasi/unit kerja dan
petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5)
Untuk menghindari
kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
6)
menciptakan
komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi
pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
ü Fungsi Standart Operasional Procedur
1)
Memperlancar tugas petugas/pegawai
atau tim/unit kerja.
2)
Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
3)
Mengetahui dengan jelas
hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4)
Mengarahkan petugas/pegawai untuk
sama-sama disiplin dalam bekerja.
5)
Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin.
6)
mengukur
kinerja organisasi publik,
7)
untuk
menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas,
responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
8)
sebagai
tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja
instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya.
9)
membentuk
sistem kerja & aliran kerja yang teratur,
sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
10)
menggambarkan
bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai
dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
11)
menjelaskan
bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung.
12)
sebagai
sarana tata urutan dari pelaksanaan dan
pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang
ditetapkan.
13)
menjamin konsistensi dan proses kerja yang
sistematik.
14)
menetapkan
hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.
ü Landasan Standart Operasional Procedur
Sebagai
suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality
Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan
praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin
kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada
konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi
terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan
kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang
bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari
penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi
pemerintahan (organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip
manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi
pemerintah berbeda dengan organisasi privat.
ü Tahap Penting
Penyusunan Standart Operasional Procedur
1. Analisis
sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem
dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi
utama
dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan
fungsi sistem dan prosedur kerja.
2. Analisis
Tugas
Analisis tugas
merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang
mendalam dan
teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam
setiap
perencanaan dan perbaikan organisasi.
3. Analisis
prosedur kerja
Analisis prosedur
kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah
pekerjaan
yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana
hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang
melakukannya.
ü Prinsip
Penyusunan Standart Operasional Procedur
1)
Penyusunan
SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen;
2)
Prosedur
kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi;
3)
Fungsi
dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan
4)
diagram
alur dari kegiatan organisasi;
5)
SOP
didasarkan atas kebijakan yang berlaku;
6)
SOP
dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
7)
kesalahan/penyimpangan;
8)
SOP
tidak terlalu rinci;
9)
SOP
dibuat sesederhana mungkin;
10)
SOP
tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain;
SOP ditinjau ulang
secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar